I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w III edycji ETAPÓWKI.

2. Udział w wydarzeniu możliwy jest w ramach jednego, dwóch lub trzech etapów oraz w formule ULTRA z możliwością jazdy non-stop. 

3.Trasa maratonu poprowadzona jest po drogach asfaltowych przy ruchu otwartym.

4. Udział w wydarzeniu jest całkowicie dobrowolny.

5. Udział w wydarzeniu jest możliwy wyłącznie po uprzednim zapoznaniu się z treścią niniejszego regulaminu oraz jego akceptacji.

6. Przestrzeganie niniejszego regulaminu przez uczestnika jest obowiązkowe.

7. Głównym środkiem przekazu informacji dotyczących wydarzenia są: oficjalny profil na facebook, regulamin wraz z załącznikami oraz komunikat startowy wysłany w wiadomości e-mail z adresu info@etapowka.pl

II. ORGANIZATORZY

Organizatorem oraz podmiotem uprawnionym do reprezentowania w sprawach związanych z organizacją oraz przebiegiem wydarzenia jest Stowarzyszenie Koncept Kolarski z siedzibą przy ul. Księdza Kordeckiego 6, 83-050 Łapino, wpisane do rejestru stowarzyszeń, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Południe, VII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0001123263.

III. TERMIN I MIEJSCE WYDARZENIA

1. III edycja wydarzenia odbędzie się w dniach 9-11.05.2025.

2. Lokalizacja biura zawodów podana zostanie w komunikacie startowym.

3. Start uczestników na poszczególnych etapach odbędzie się zgodnie z podziałem na grupy startowe w dniach 9, 10 i 11.05.2025. Godziny startów przesłane zostaną wraz z komunikatem startowym.

4. Start uczestników formuły ULTRA odbędzie się będzie zgodnie z podziałem na grupy startowe w dniu 10.05.2025. Godziny startów poszczególnych etapów przesłane zostaną wraz z komunikatem startowym.

5. Trasa maratonu przebiega przez tereny Rzeczypospolitej Polskiej. Zarys trasy udostępniony został na stronie wydarzenia.

6. Ostateczna wersja trasy zostanie przedstawiona najpóźniej do dnia 30.04.2025 na stronie organizatora oraz przesłana do uczestników w formacie pliku gpx wraz z komunikatem startowym.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany odcinków trasy wyścigu po 30.04, jeśli zajdzie taka konieczność.

IV. CEL WYDARZENIA

Celem wydarzenia jest:

• popularyzacja kolarstwa, turystyki rowerowej oraz aktywnych form wypoczynku i rekreacji
• propagowanie kultury fizycznej oraz zdrowego trybu życia
• promocja województwa pomorskiego wśród uczestników z całej Polski

V. LIMITY CZASOWE

1. Limit czasu na pokonanie etapu 1 wynosi 20 godzin.

2. Limit czasu na pokonanie etapu 2 wynosi 24 godziny.

3. Limit czasu na pokonanie etapu 3 wynosi 20 godzin.

4. Uczestników wariantu ULTRA non-stop obowiązuje limit czasu przejazdu 40 godzin.

VI. WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Wydarzenie przeznaczone jest dla amatorów turystyki rowerowej o bardzo dobrym przygotowaniu kondycyjnym.

2. Start w wydarzeniu odbywa się na własne ryzyko, a uczestnik powinien być świadomy swojego stanu zdrowia. Zalecamy przeprowadzenie podstawowych badań przed startem (badania krwi, EKG serca itp.).

3. Warunkiem dopuszczenia do startu jest ukończone 18 lat lub oświadczenie opiekuna prawnego.

4. Start w maratonie możliwy jest na każdym typie roweru lub jednośladu, który napędzany jest siłą mięśni. Nie jest możliwy start na rowerach i pojazdach z napędem elektrycznym i spalinowym.

5. Uczestnik zobowiązuje się do posiadania sprawnego roweru a jego stan techniczny bierze na własną odpowiedzialność.

6. Warunkiem uczestnictwa w wyścigu jest posiadanie obowiązkowego wyposażenia: kask sztywny, oświetlenie nocne i w czasie niedostatecznej widoczności (przednie – białe, tylne – czerwone), oświetlenie dzienne (przednie – białe, tylne – czerwone), odblaski i numery startowe otrzymane w pakiecie startowym, dokument tożsamości ze zdjęciem, telefon komórkowy z numerem podanym podczas rejestracji.

7. Warunkiem udziału jest zapoznanie się oraz akceptacja niniejszego regulaminu, złożenie oświadczenia o udziale w maratonie na własną odpowiedzialność, akceptacja warunków ubezpieczenia NNW, wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz wykorzystanie wizerunku w materiałach zdjęciowych i filmowych przez organizatora.

8. Warunkiem udziału w wydarzeniu jest terminowe uiszczenie opłaty rejestracyjnej i startowej.

9. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(RODO)).

VII. ZASADY ZAPISÓW

1. Zapisy rozpoczną się 20.10.2024 o godzinie 9:00.

2. Zgłoszenia będzie można dokonywać przez formularz zgłoszeniowy umieszczony na stronie wydarzenia.

3. Limit uczestników wynosi 200 osób. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany limitu miejsc.

4. O udziale w wydarzeniu decyduje kolejność wpłat.

5. Aktualizacja listy startowej odbywa się raz na 3 dni.

VIII. OPŁATA REJESTRACYJNA

1. W ciągu 7 dni od wysłania zgłoszenia należy wnieść opłatę rejestracyjną w wysokości 120 PLN.

2. Uczestnik ponosi jedną opłatę rejestracyjną – niezależnie od ilości etapów w jakich wystartuje.

3. Opłaty rejestracyjnej należy dokonać poprzez płatność online lub przelewem tradycyjnym na numer rachunku 72 1140 2004 0000 3502 8525 1863 (Koncept Kolarski, Ks. Kordeckiego 6, 83-050 Łapino) z dopiskiem Etapówka – opłata rejestracyjna.

4. Opłata rejestracyjna stanowi gwarancje miejsca na liście w przypadku wyczerpania limitu miejsc.

5. Opłata rejestracyjna nie jest składową opłaty startowej.

6. Opłata rejestracyjna podlega zwrotowi zgodnie z harmonogramem zawartym w rozdziale XI.

7. Istnieje możliwość wystawienia faktury za opłatę rejestracyjną. W tym celu przed dokonaniem płatności należy przesłać niezbędne dane na adres info@etapowka.pl. Wysłanie informacji w późniejszym terminie może skutkować brakiem możliwości wystawienia faktury.

IX. OPŁATA STARTOWA

1. Opłata startowa różni się w zależności od wybranej formuły i ilości etapów.

2. Opłata startowa wynosi:

3. Opłaty startowej należy dokonać poprzez płatność online lub przelewem tradycyjnym na numer rachunku 72 1140 2004 0000 3502 8525 1863 (Koncept Kolarski, Ks. Kordeckiego 6, 83-050 Łapino) z dopiskiem Etapówka – opłata startowa.

4. Opłata startowa podlega zwrotowi zgodnie z harmonogramem zawartym w rozdziale XI.

5. Istnieje możliwość wystawienia faktury za opłatę rejestracyjną. W tym celu przed dokonaniem płatności należy przesłać niezbędne dane na adres info@etapowka.pl. Wysłanie informacji w późniejszym terminie może skutkować brakiem możliwości wystawienia faktury.

6. Opłata rejestracyjna nie jest składową opłaty startowej. 

X. ŚWIADCZENIA

1. W ramach opłaty rejestracyjnej organizatorzy zapewniają:

• gwarancja miejsca na w przypadku późniejszego opłacenia startu
• obsługę administracyjną
• voucher zniżkowy na wybrane akcesoria i odzież w sklepie Konceptu Kolarskiego

2. W ramach opłaty startowej organizatorzy zapewniają:

• wyjątkowe trasy na Kaszubach
• pakiet startowy w skład, którego wchodzą: zestaw nalepek z numerem startowym, numer startowy na koszulkę/kurtkę, pas do numeru startowego, materiały reklamowe
• wcześniejsza wysyłka pakietu startowego do paczkomatu
• plik gpx z trasą
• śledzenie online od BBTracker wraz w wypożyczeniem trackera na czas trwania wydarzenia
• wsparcie żywieniowe na punktach kontrolnych
• przepak (tylko dla uczestników ULTRA 650 km)
• obsługę startu, mety oraz punktów kontrolnych wraz z możliwością korzystania z infrastruktury/ sanitariatów na terenie obiektów
• relacje zdjęciową z wydarzenia
• posiłek regeneracyjny na mecie
• pamiątkowy medal za każdy ukończony etap
• statuetki za 1,2 i 3 miejsce w poszczególnych kategoriach i dystansach
• ubezpieczenie NNW w podstawowym zakresie

XI. REZYGNACJA Z UDZIAŁU I ZWROTY

1. Uczestnik ma prawo rezygnacji z udziału w maratonie bez podania przyczyny.

2. Informację o rezygnacji z udziału w maratonie należy przesłać droga e-mailową na adres info@etapówka.pl

3. Opłata rejestracyjna podlega zwrotowi do 31.12.2024. Po tym terminie zwrot opłaty rejestracyjnej nie będzie możliwy.

4. Opłata startowa podlega zwrotowi zgodnie z poniższym harmonogramem:

• rezygnacja do dnia 31.01 – zwrot 100% opłaty startowej
• rezygnacja do dnia 15.03.2025– zwrot 50% opłaty startowej
• rezygnacja po 15.03.2025– opłata startowa nie jest zwracana

5. Zwrot kwoty nastąpi na rachunek, z którego została dokonana płatność.

6. Zwroty nastąpią w terminie do 14 dni roboczych od momentu przyjęcia zgłoszenia.

XII. PRZENIESIENIA MIEJSCA NA LIŚCIE STARTOWEJ NA INNEGO ZAWODNIKA

1. Organizator zezwala na przeniesienie zgłoszenia na inną osobę.

2. Osoba, która rezygnuje ze startu powinna wskazać osobę, na którą dokonuje przeniesienia drogą e-mailową na adres info@etapowka.pl.

3. Przeniesieniu podlega tylko opłata startowa. Opłata rejestracyjna nie jest przenoszona i nie podlega zwrotom, chyba że przeniesienie nastąpi do 31.12.2024.

4. Opłata rejestracyjna i startowa przenoszona jest automatycznie ze wskazanego zawodnika.

5. Osoba, na którą dokonywane jest przeniesienie zobowiązana jest do wniesienie opłaty rejestracyjnej (chyba, że przeniesienie nastąpi do 31.12.2024) poprzez płatność online lub przelewem tradycyjnym na numer rachunku 72 1140 2004 0000 3502 8525 1863 (Koncept Kolarski, Ks. Kordeckiego 6, 83-050 Łapino) z dopiskiem Etapówka – opłata rejestracyjna.

6. Przeniesienie miejsca na liście startowej możliwe jest do dnia 15.04.2025. Po upływie tego terminu przeniesienie nie jest możliwe, a poniesiona opłata rejestracyjna i startowa nie podlega zwrotowi.

XIII. ZMIANA DYSTANSU I/ LUB KATEGORII

1. Organizator zezwala na bezpłatne dokonanie zmiany dystansu i kategorii do dnia 15.04.2025.

2. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość dokonania zmian w późniejszym terminie (jednak nie później niż do 6.05.2025). Zmiana w terminie późniejszym niż 15.04 podlega opłacie administracyjnej w wysokości 50 PLN 72 1140 2004 0000 3502 8525 1863 (Koncept Kolarski, Ks. Kordeckiego 6, 83-050 Łapino).

3. Zmiany należy zgłosić drogą e-mailową na adres info@etapowka.pl.

XIV. PRZEBIEG

1. Start odbywa się w grupach liczących 6 osób w odstępach 5-minutowych zgodnie z podziałem na grupy startowe.

2. Lista startowa z podziałem na grupy startowe opublikowana zostanie najpóźniej na trzy dni robocze przed rozpoczęciem wydarzenia.

3. Zawodnik zobowiązany jest do stawienia się na starcie ok. 15 minut przed wyznaczoną godziną swojego startu w celu podpisania niezbędnych dokumentów, odebrania trackera oraz sprawdzeniem obowiązkowego wyposażenia.

4. W przypadku braku posiadania obowiązkowego wyposażenia zawodnik jest zobowiązany do jego uzupełnienia. Czas startu dla takiej osoby liczony jest zgodnie z przydziałem do danej grupy startowej.

5. Ostateczna wersja trasy przesłana zostanie wraz z komunikatem startowym.

6. Organizator dostarcza plik gpx z przebiegiem trasy tylko uczestnikom wydarzenia na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres e-mailowy.

7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy w odczytywaniu mapy oraz błędy w tracku GPS wykorzystywanym przez startujących.

8. W przypadku przejazdu przez miasta uczestnik ma możliwość modyfikacji trasy wyznaczonej przez organizatora, jeśli zajdzie taka konieczność np. przez zamknięcie/ remont drogi.

9. Możliwe jest opuszczenie trasy w celach noclegu, zakupów, skorzystania z serwisu rowerowego, pomocy medycznej czy innych niezbędnych czynnościach dla ukończenia wyścigu. W przypadku opuszczenia trasy maratonu zawodnik zobowiązany jest do powrotu na trasę w miejscu, w którym się ją opuściło.

10. Zawodnik zostanie wyposażony w nadajnik GPS (tracker) dostarczony przez organizatora, który będzie monitorować jego pozycję na trasie przez cały czas trwania wyścigu.

11. Śledzenie pozycji zawodników będzie możliwe poprzez stronę internetową i będzie mieć charakter ogólnodostępny. Adres strony internetowej udostępniony zostanie za pośrednictwem facebooka, w komunikacie startowym oraz na oficjalnej stronie wydarzenia.

12. Zawodnik powinien mieć świadomość, że punkty kontrolne oraz meta czynne są w wyznaczonych godzinach. Dokładne godziny otwarcia punktów kontrolnych zostaną podane w komunikacie startowym.

13. Na punktach kontrolnych zawodnicy mogą skorzystać z oferowanego wsparcia żywnościowego. Uczestnicy będą mogli również skorzystać z zaplecza sanitarnego, miejsca do odpoczynku.

14. Udział w wydarzeniu możliwy jest w kategoriach: SOLO i OPEN.

15. Zawodnicy kategorii SOLO mają obowiązek rozdzielnia się z grup startowych (do 5 km odległości od startu) oraz przejechania całej trasy samodzielnie. Minimalny dystans pomiędzy zawodnikami w kategorii SOLO (poza punktami kontrolnymi, światłami, przejazdami kolejowymi) wynosi 100 metrów. Zawodnik może zmienić kategorię SOLO na OPEN w trakcie jazdy, po wcześniejszym zgłoszeniu obsłudze technicznej i przepięciu numeru startowego na plecach do góry nogami.

16. Kategoria OPEN oznacza, że zawodnik może łączyć się w grupy z innymi zawodnikami OPEN.

XV. ZOBOWIĄZANIA UCZESTNIKA

1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad fair play i ducha sportowej rywalizacji.

2. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania numeru startowego na plecach (dostarczonego w pakiecie startowym wraz ze specjalnym pasem do mocowania). Numer musi pozostawać widoczny przez cały czas trwania wydarzenia. W przypadku gdy zawodnik zgubi numer startowy powinien niezwłocznie powiadomić organizatora, który wyda uczestnikowi numer zastępczy (50 PLN). 

3. Uczestnika maratonu obowiązują ogólne zasady korzystania z dróg publicznych w myśl ustawy o ruchu drogowym.

4. Obowiązuje zakaz korzystania z innych środków transportu niż rower podczas pokonywania trasy wyścigu.

5. Obowiązuje bezwzględny zakaz korzystania z zorganizowanej pomocy osób trzecich na trasie i punktach kontrolnych.

6. Uczestnik, który podejmie decyzję o wycofaniu się z wyścigu zobowiązany jest do powiadomienia organizatora drogą telefoniczną lub sms-ową.

7. Uczestnik zobowiązany jest to zwrotu urządzenia GPS (trackera) obsłudze technicznej na mecie wyścigu, lub w przypadku wycofania – obsłudze punktu kontrolnego. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest odesłania urządzenia po decyzji o wycofaniu się z rywalizacji i opuszczeniu trasy przed metą w ciągu 7 dni. W przypadku opóźnienia w wysyłce uczestnik poniesie karę w wysokości 50 zł/tydzień. Dane do wysyłki: BBTracker, Świękitki 1a, 11-135 Lubomino, tel. 512 451 655, e-mail: info@bbtracker.pl

8. W przypadku uszkodzenia lub utraty nadajnika uczestnik zostanie obciążony przez organizatora opłatą w wysokości 500 zł.

XVI. BEZPIECZEŃSTWO I KARY

1. Organizator dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia uczestnikom bezpieczeństwa w trakcie trwania wyścigu.

2. Uczestnik bierze udział w wyścigu na własną odpowiedzialność.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki losowe zaistniałe podczas dojazdu oraz powrotu z zawodów, jak i również za szkody wyrządzone wobec innych uczestników maratonu i osób trzecich.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne wypadki i kolizje na trasie maratonu.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki losowe zaistniałe podczas przejazdu dowolnego etapu oraz za utracone w tym wypadku życie lub zdrowie.

6. Organizator zaleca uczestnikom posiadanie dodatkowego ubezpieczenia OC i NNW na czas trwania wyścigu.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia prawa startu uczestnikowi, który znajduje się w stanie po spożyciu alkoholu lub substancji odurzających lub który nie posiada jakiegokolwiek elementu wyposażenia obowiązkowego.

8. Organizator zastrzegaj sobie prawo do wycofania z trasy zawodnika w przypadku stwierdzenia niezdolności do kontynuacji wysiłku.

Wykaz kar znajduje się w załączniku nr 1.  

XVII. KLASYFIKACJA

1. Miejsca w klasyfikacji ustalane są na podstawie czasu zarejestrowanego przez urządzenie GPS (tracker) wypożyczone na czas trwania wydarzenia.

2. Czas liczony jest od godziny startu uczestnika do momentu przekroczenia linii mety, a czas spędzony na punktach kontrolnych nie jest odliczany do ostatecznego wyniku.

3. W przypadku wjazdu na metę większa grupą czasy poszczególnych osób mogą się różnić (odstępstwa do ok. 1 minuty).

4. Całkowity czas może ulec zmianie w przypadku doliczenia kary czasowej, zgodnie z Załącznikiem nr 1. WYKAZ KAR.

5. Brak znajomości regulaminu oraz wykazu kar nie chroni przed konsekwencjami jego postanowień.

6. Zawodnicy, którzy: nie ukończą̨ trasy w limicie czasowym, nie pokonają̨ trasy zgodnie z wytycznymi lub zgubią̨ urządzenie GPS – nie zostaną̨ sklasyfikowani.

7. Za zajęcie 1,2 i 3 miejsca organizator przewiduje statuetki.

8. Organizator zastrzega sobie prawo do ustanowienia dodatkowych nagród w wybranych przez siebie kategoriach i klasyfikacjach.

XVIII. KONTROLA ANTYDOPINGOWA

1. Każdy z uczestników deklaruje, że w dniu startu nie jest pod wpływem środków zakazanych oraz dobrowolnie podda się ewentualnej kontroli antydopingowej i/lub testowi na obecność substancji psychoaktywnych.

2. Organizator zastrzegają sobie prawo do przeprowadzenia kontroli antydopingowej i/lub testów na obecność substancji psychoaktywnych w organizmie w trakcie trwania wyścigu oraz bezpośrednio po jego zakończeniu.

3. Poddanie się kontroli antydopingowej i/lub testów na obecność substancji psychoaktywnych w organizmie jest obowiązkowe.

XIX. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/56/WE, informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych uczestnika jest Stowarzyszenie Koncept Kolarski, z siedziba przy ul. Księdza Kordeckiego 6, 83-050 Łapino, a kontakt z przedstawicielem Administratora możliwy jest za pomocą̨ email: kontakt@konceptkolarski.pl.

2. Dane osobowe uczestnika będą̨ przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 RODO w celu uczestnictwa w zawodach sportowych.

3. Udostępnione dane osobowe uczestnika przetwarzane są̨ na podstawie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu organizacji i przeprowadzania wydarzenia, a także w celach informacyjnych, marketingowych i promocyjnych.

4. Uczestnik ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest możliwe poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres email: kontakt@konceptkolarski.pl. Żądanie usunięcia danych oznacza rezygnację z dalszego udziału w wydarzeniu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność́ z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody, przed jej wycofaniem.

5. Dane osobowe uczestnika nie będą̨ przekazywane innym podmiotom z wyjątkiem podmiotów współpracujących, wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzenia.

6. Dane osobowe uczestnika będą̨ przechowywane przez Administratora danych osobowych przez okres niezbędny do realizacji wydarzenia.

XX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wydarzenie odbędzie się bez względu na pogodę.

2. Stosowanie się do przepisów ujętych w regulaminie jest obowiązkowe.

3. Zawodnik jest zobowiązany do podpisania akceptacji warunków regulaminu przed startem.

4. Organizator zastrzega sobie prawo do interpretacji niniejszego regulaminu.

5. Dodatkowe informację dotyczące regulaminu oraz samego wydarzenia można uzyskać pod numerem telefonu +48 505 801 791 lub adresem e-mailowy: info@etapowka.pl

Załącznik nr 1. WYKAZ KAR

REGULAMIN 2025